مدیریت ارزش کسب شده EVM چیست؟

مدیریت ارزش کسب شده( EVM) Earned Value Management :

روشی جهت ارزیابی و بررسی عملکرد و پیشرفت کارهای پروژه با برآورد و اندازه گیری توامان محدوده و محتوای پروژه، زمان و منابع پروژه است .

با افزایش پروژه های صنعتی و خدماتی در تمام دنیا، مدیریت ارزش کسب شده( EVM) به عنوان روشی جدید و کارآمد، نقش مهمی را در کنترل یکپارچه پروژه و موفقیت ایفا می کند.

یکی از دغدغه های اصلی مدیران و ذینفعان پروژه اطلاع دقیق از پیشرفت و مقایسه میزان کار انجام شده با میزان کار پیش بینی شده و محاسبه مغایرت های هزینه ای و زمانی با عملکرد واقعی می باشد.

همیشه در ارزیابی دقیق مقدار کار انجام شده پروژه محدودیت هایی وجود دارد اما بدون اندازه گیری و سنجش پیشرفت آنچه انجام شده است نمی توان پروژه را کنترل نمود.

حتما بخوانید: داشبورد مدیریتی چیست و چه مزایایی دارد؟

متداولترین روش اندازه گیری و پیشرفت پروژه از طریق تجزیه و تحلیل مغایرت یا ارزش افزوده می باشد “EARNED VALUE ANALYSIS” تجزیه و تحلیل انحراف از برنامه زمانبندی به مدیر پروژه امکان می دهد تا مشکلات و موانع پروژه را شناسائی و اقدامات لازم را جهت رفع موانع بعمل آورد سه محور اصلی در هر پروژه وجود دارد که مدیر پروژه باید آنرا تحت کنترل و نظارت داشته باشد.

جهت دستیابی به اهداف کیفی بایستی مکانیزم های خاصی جهت دستیابی به اهداف کیفی را اعمال نمایند تا نسبت به دستیابی به این اهداف اطمینان حاصل نمایند ولی در مورد اهداف زود بودن و ارزان بودن (کنترل مغایرت های زمانی و هزینه ای) بایستی مغایرت بین زمان پیش بینی شده و زمان انجام شده و همچنین هزینه پیش بینی شده شده در مقاطع زمانی تعریف شده از قبل شناسائی و مورد ارزیابی قرار گیرد و اثر آن نیز بر کل پروژه کاملا مشخص گردد .

مدیر پروژه برای اقتصادی نگه داشتن پروژه و استفاده کارآمد از بودجه تخصیص یافته باید هزینه های واقعی فعالیتها را مرتباً تحت نظارت داشته باشد و علل انحراف از مقادیر پیش بینی شده را شناسائی کند و جهت دستیابی به این اهداف عمل نماید.

مسیر توسعه در سازمان ها را می توان به واسطه خطوط استراتژیک منقوش در نقشه های راهبردی سازمان جستجو نمود.مسیری که از ماموریت های سازمانی، چشم اندازها، استراتژی ها و اهداف راهبردی به طرح ها و پروژه های قابل اجرا ختم می شود.

فرآیند برنامه ریزی استراتژی های سازمان به هیچ عناون نباید از فرآیند پیاده سازی استراتژی های سازمان جدا شود که البته حرکت جزیره ای این دو فرآیند در کشور ما مخصوصا در صنایع بزرگ مشهود است.

نحوه اجرای پروژه ها که وضعیت تحقق اهداف استراتژیک سازمان را نمایش می دهد یکی از بازخوردهای اصلی فرآیند برنامه ریزی استراتژیک سازمانی است، بنابراین کیفیت داده هایی که بعنوان بازخوردی از محیط اجرایی استراتژی ها به محیط کلان برنامه ریزی استراتژی ها وارد می شود اهمیت فراوانی دارد.

در این مطالعه تلفیق ابزارهای حاصل از دو روش مدیریت پرتفولیویی پروژه ها و مدیریت ارزش حاصله پروژه به عنوان یک راه مناسب برای رسیدن به این هدف مورد تحلیل و بررسی قرار می گیرد. نحوه تلفیق این دو روش به همراه داده های ورودی مورد نیاز، بستر سازی مناسب و خروجی های آن نیز شالوده این مطالعه خواهد بود.

تاریخچه مدیریت ارزش کسب شده(EVPM)

مفهوم ارزش ایجادی در اواخر قرن بیستم  میلادی (دهه١٩۶٠) ظهور نموده است.

مدیریت ارزش کسب شده(EVPM) از معیارهای سیستم کنترل زمانبندی/ هزینه (C/SCSC) نشات گرفته است که این معیار برای اولین بار توسط وزارت دفاع ایالات متحده (DOD) در سال ۱۹۶۷ میلادی به عنوان متدهای قابل قبول جهت مدیریت هزینه و تدارکات سیستم های جدید بزرگ مورد استفاده قرار می گرفتند.

این قانون در سال ١٩۶٧ به تمامی شرکت های صنایع (DOD) Department Of Defense وزارت دفاع آمریکا خصوصی که طرف قرارداد با این وزارتخانه بودند ابلاغ گردید اعلام نمود که تمام پرداخت های Cost /Schedule Control System) ( خود را بر اساس سیستم جدیدی که به نام نامیده شده انجام خواهد داد.این دستور العمل مشتمل بر ٣۵ معیار C/SCSC (Criteria در انجام تعهدات (DOD) کنترل زمان – هزینه بود که می بایست شرکت های طرف قرارداد با خود آنرا به کار می بستند .

از آن پس مقامات وزارت دفاع به منظور غیر تجهیزات عمده و اصلی که در تدارک آن از سوی پیمانکاران احتمال بروز هزینه ها غیرقابل پیش بینی وجود داشت، بکارگیری این سیستم را اجباری نمودند تا بدین وسیله ریسک هزینه های پروژه های اعمال مدیریت (C/SCSC)، خود را کاهش دهند.

مهمترین نتیجه بکارگیری اجباری سیستم موثر بر هزینه و برنامه (زمانبندی) پروژه های واگذار شده (تدارکات تجهیزات دفاعی) به پیمانکاران بود، که این مفهوم همان تفسیر تفصیلی ارزش کسب شده و یا بهتر بگوئیم تکنیک ارزش بدست آمده بود.

در این سیستم پیمانکاران ملزم بودند تا در ابتدا یک برنامه که شامل کمترین زمان و هزینه لازم برای اجرای قراردادهای تدارکاتی بود را به کارفرما ( وزارت دفاع ) بدین (C/SCSC) ارائه نمایند.

بمدت ٣٠ سال بعنوان یک استاندارد و مبنای کنترل پروژه های ترتیب معیار مفروض بکار گرفته شد و به تبع آن جریان و دست اندرکاران پروژه ها در کشورهای دیگر نظیر کانادا، استرالیا وسوئد نیز از آن اقتباس نمودند.

امروزه پیش بینی می شود که ٩٩% از پروژه ها در جهان از بکارگیری تکنیک ارزش کسب شده در مدیریت هزینه های پروژه ها امتناع می ورزند و برای ارزیابی وضعیت هزینه پروژه هایشان صرفا به مقایسه هزینه های واقعی انجام شده با بودجه مصوب طرح می پردازند.

بنظر می رسد برای رفع این مشکل لازم است تا نهادهایی حرفه ای با ارائه الگوهایی فراگیر و ساده از ارزش کسب شده برای پروژه های مختلف اعم از عمرانی ، تجاری و نظامی و یا بزرگ وکوچک به این مهم بپردازند.

حتما بخوانبد: آشنایی با سیستم مدیریت پیشنهادات به سبک ژاپنی ها؛ هوشمندی تویوتا

کاربرد متد EV در تولید شاخص های کارایی پروژه

جهت برنامه ریزی و کنترل موثّرتر پروژه ها، بکارگیری شاخص های پیشنهادی متد EV در کنار شاخص های سنتی (درصد پیشرفت فیزیکی پروژه، درصد جذب بودجه…) می تواند بسیار اثر بخش باشد.

این شاخص ها می توانند در یک سازمان پروژه محور به خروجی های مداوم سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه های سازمان تبدیل شده و بازخوردهای مناسبی جهت دپارتمان های دیگر بوجود آورند .

فرآیندهای بودجه ای و زمانی پروژه را نمی توان از یکدیگر مستقل در نظر گرفت و تاثیر هر یک بر دیگری را مورد توجه قرار نداد. این موضوعی است که در روش های سنتی کنترل پروژه نادیده گرفته می شود.

فرآیند تولید شاخص های مذکور که می باید در دفتر مدیریت پروژه سازمان (Project Management Office; PMO) صورت پذیرد در عمل به ایجاد ارزش افزوده اطلاعاتی بر روی Data Pool پروژه های سازمان می انجامد.

متدلوژی محاسبه درصد پیشرفت پروژه در EVM اصلی ترین مفهومی است که صحت نتایج این قبیل تحلیل ها را تضمین می نماید.

روش های سنتی متداولی که جهت محاسبات پیشرفت فیزیکی فعالیتهای پروژه و بالتبع پرداخت های قراردادی استفاده می شود در اینجا کاربردی نخواهد داشت فلذا جهت استفاده از متد ارزش حاصله پروژه در سازمان، می باید رویه های محاسباتی و کنترلی پروژه ها بر مبنای این روش مهندسی مجدد گردند.

جریان اطلاعاتی اکثر سازمان ها در خصوص پروسه های مالی، بالاخص امور مالی پروژه ها معمولا Real Time نیست بدین معنا که تراکنش های مالی انجام شده با تاخیر زمانی قابل ملاحظه ای به واحد های کنترلی پروژه ها اطلاع رسانی می گردد . فلذا جمع آوری اطلاعات در این زمینه از معضلات فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه در شرکت ها است.

این مسئله باعث می شود تا کارایی داده های ورودی تحلیل EV بر روی وضعیت پروژه تنزیل یافته و خروجی تحلیل از صحت و سقم پایین تری برخوردار گردد.

فرآیند کنترلی پروژه ای به دلیل برخورداری از محدودیت های ویژه(از جمله محدودیت های زمانی) معمولا در برقراری ارتباط پویا با فرآیند های کنترلی جاری سازمان(مانند فرآیندهای کنترل مالی) تا حدی که باید موفق نیستند . البته روش های یکپارچه سازی جریان های

اطلاعاتی سازمانی مانند ERP و ابزارهای آن (به طور مثال نرم افزار SAP) این قابلیت را بوجود آورده اند تا تراکنش اطلاعات در سازمان از کارایی لازم برخوردار گردد.

حتما بخوانید: طوفان فکری آنلاین و ویژگی‌های آن

تعریف ارزش کسب شده(EV)

(Earned Value Project Management  (EVPM؛ یکی اساسی ترین تکنیک های کنترل هزینه است و روشی برای اندازه‌گیری و ارزیابی پیشرفت واقعی پروژه بر اساس کار انجام شده، زمان سپری شده و هزینه‌ها است.

این روش کمک می‌کند که تا با مقایسه برنامه اولیه و پیشرفت واقعی میزان بهره‌وری پروژه مورد ارزیابی قرار گیرد. با تهیه تصویری گویا از وضعیت پروژه و محاسبه‌ی مقدار ارزش بدست‌آمده، می‌توان برنامه اولیه را با وضعیت واقعی انجام امور مقایسه کرد و به ارزیابی روشن‌تری از روند پیشرفت پروژه دست‌یافت.

نام ارزش کسب شده ناشی از این تفکر است که هر قلم قابل تحویلی از پروژه یک گویند و زمانیکه آن قلم مورد نظر (value) هزینه بر نامه ریزی شده ای دارد که به آن ارزش تکمیل شده و به وقوع بپیوندد، ارزش آن در پروژه حاصل خواهد شدکه به آن “ارزش کسب شده” گویند .

ویژگی های اساسی از اجرای هر EVM

تحلیل متدولوژی EV راه استاندارد صنعتی است برای :

۱-   اندازه گیری پیشرفت پروژه

۲-   نشان دادن تکامل زمانی و هزینه ی پروژه

۳-    راهی است برای ثابت نگه داشتن انحراف معیارهای هزینه و  پروژه

پیاده سازی EVM برای پروژه های بزرگ و پیچیده شامل بسیاری از ویژگی های بیشتر، از جمله شاخص ها و پیش بینی از عملکرد هزینه (بیش از بودجه و یا در بودجه) و عملکرد برنامه (در پشت برنامه و یا جلوتر از برنامه) مفید می باشد.  با این حال، اساسی ترین شرط سیستم EVM بررسی پیشرفت آن  با استفاده از PV و EV است.(۳)

محدودیت های EVM

۱٫ سبک وزنی و هزینه زیاد برخی از پروژه ها حاکی از عدم سازگاری با استانداردها می باشد.

۲٫ EVM هیچ گونه پیش بینی برای اندازه گیری کیفیت پروژه ندارد.

۳٫ چالش در ایجاد یا کشف محور پیاده سازی چالاک از اصلEVM .

۴٫ دسترسی به مجموعه ای از اطلاعات درست و به موقع هزینه های واقعی را می توان سخت ترین جنبه از EVM دانست.

اصول EVMP

EVMP سه نوع اطلاعات را با هم مقایسه می‏کند:

PV: مقدار کاری که برنامه­ریزی شدهPlanned Value

AC: مقدار پولی که هزینه شده (به دلار یا ساعت) – هزینه ی واقعی یا Actual Cost

EV: ارزش کار انجام شده (بر حسب بودجه مرجع به دلار یا ساعت) – ارزش افزوده یا Earned Value

در این متدولوژی همواره در طول پروژه PV و AC با ارزش افزوده مقایسه می­شوند. یعنی با کم کردن آنها از ارزش افزوده یا پیدا کردن نسبت آنها شاخص های عملکرد واریانس ها را بدست آوریم.

این شاخص ها از مهمترین فاکتورهای تکنیک EVMP هستند و استفاده از آن ها برای تحلیل وضعیت پروژه و پیش بینی آن ضروری است.

با استفاده از این دو شاخص اصلی و دیگر شاخص ها میتوان در هر لحظه وضعیت پروژه را از نظر زمان بندی و هزینه کنترل و یا پیش بینی کرد.

یکی از مشکلات اجرای EVMP این است که گفته میشود هزینه ی اجرای آن زیاد است و فقط برای سازمان های دولتی مثل وزارت دفاع مناسب است.

اما با اجرای درست آن و اصلاحاتی که در آن صورت می گیرد، سود حاصل از آن بیشتر از هزینه آن می‏شود.

حتما بخوانید: چهار راهبرد اساسی مدیران امروز؛ نتیجه نظرسنجی از ۱۲۰۰ مدیرعامل موفق

مزایای پیاده سازی EVM

۱٫      استفاده از یک واحد ثابت اندازه گیری در تجزیه وتحلیل ارزش کسب شده: در این تکنیک برای محاسبه میزان پیشرفت پروژه از نظر هزینه و زمانبندی از یک واحد ثابت مالی( ریالی/دلاری ) استفاده می شود که محاسبات را تسهیل بخشیده و کار کنترل را راحت می نماید و برای کنترل زمان و هزینه به یک زبان مشترک دست خواهیم یافت.

۲٫      ارزش کسب شده بعنوان یک تکنیک و ابزار یکسان جهت اندازه گیری پیشرفت: این تکنیک بعنوان یک تکنیک یکسان در اندازه گیری پیشرفت پروژه های مرکب مورد استفاده قرار می گیرد ، بعنوان مثال اگر دو پروژه ای همزمان شروع شده باشند ولی ماهیت تعریف شده برای دو پروژه متفاوت باشد ، می توان با این تکنیک دو پروژه را بطور یکسان مورد ارزیابی قرار داده و پیشرفت هرکدام را نسبت به دیگری سنجید.

۳٫      ارزش کسب شده تکنیکی چند منظوره: این تکنیک می تواند میزان پیشرفت پروژه را از جهات مختلف یعنی هزینه ، زمان و محدوده پروژه بطور همزمان و تلفیقی نشان دهد که این قضیه در منحنی ها و جداول مقایسه ای برنامه ای و وا قعی بخوبی مشهود خواهد بود .

۴٫     ارزش کسب شده تکنیکی بسیار دقیق در محاسبات پیشرفت: با استفاده از این تکنیک در هرزمانی از اجرای پروژه میتوان مغایرت های زمان و هزینه را نسبت به برنامه از پیش تعیین شده با واحدهای بسیار کوچک محاسبه و گزارش نمود .

۵٫   اختصاص CCNs های مختلف برای تیم پروژه می تواند به مدیر پروژه یک نگاه سریع در عملکرد از هر تیم را بدهد. تیم های مجازی را می توان از نزدیک موفق و پاسخگو برای اقدامات اصلاحی به عنوان ابزاری برای بهبود ارتباطات دانست و این امر منجر به روابط محکم تری با حامیان و همکاران می باشد.

۶٫    با استفاده از پیش بینی نتایج نهایی پروژه ارزش به دست آمده ، EVM هشدار دهنده اولیه است برای پروژه هایی که نیاز به اقدام اصلاحی دارند.

۷٫   با استفاده از EVM برای حمایت از مدیریت موثر و کارآمد می توان از نتایج EVM پروژه های متعدد برای راحتی در تصمیم گیری مدیریت بالا استفاده کرد.

۸٫  با استفاده از EVM به مدیران اجازه می دهد تا درس هایی راجع به زمان محلی در بسته شدن یک پروژه به مدیران تیم خود بدهند تا این مدیران در پروژه های مشابه در آینده ساعت و بودجه کمتری در منطقه ای خاص بکار برده و از آن ساعت در جای دیگری از برنامه استفاده کنند.

۹٫   سریعترین نمایانگر روند، مسائل و مشکلات پروژه.

۱۰٫  تصویری دقیق از وضعیت پروژه را نشان می دهد.

۱۱٫  پایه و اساس اقدامات اصلاحی است.

۱۲٫  هزینه های نهائی پروژه را پیش بینی می نماید.

۱۳٫  ا هداف مشترک و دو جانبه تأمین کنندگان و مشتریان پروژه را برآورد می سازد. (۴)

حتما بخوانید: طرح کسب و کار یا business plan

بررسی شاخص های EV

BCWS) Budgeted Cost of Work Scheduled مجموع بودجه های لازم برای کل پکیج های کاری برنامه ریزی شده، جهت اتمام کار  در یک دوره زمانی  معین.

ACWP) Actual Cost of Work Performedهزینه های واقعی صرف شده جهت تکمیل  کارهای اجرایی در یک دوره زمانی معین؛ برای مقایسه متعادل، ACWP فقط برای کار انجام شده ثبت می شود تا در برابر کارهایی که BCWP آنها نیز گزارش شده، موجود باشد.

(BCWP) Budgeted Cost of Work Performed: مجموع بودجه های لازم برای پکیج های کاری تکمیل شده و اجزای کامل شده پکیج (بسته) های کاری ناتمام.

گزارش کلی: SV) Schedule Variance =(BCWP – BCWS) انحراف زمانبندی، با ارزش دلار بیان شده و از تفاضل “مقدار کاری که باید در دوره زمانی داده شده، تکمیل شود” و ” کاری که واقعاً با همان بودجه تعیین شده به انجام رسیده”، حاصل می گردد.

اصطلاحات تکمیلی: ((CV) Cost Variance = (BCWP–ACWP: CV ارزش حقیقی(به واحد دلار)، هزینه های بالاسری(overrunning) و غیر بالاسری (under running)(در صورت وجود) را نسبت به هزینه برآورد شده اولیه، نشان می دهد.

بکارگیری شاخص های EV در Lifecycle پروژه ها

شاخص های EV در چرخه عمر پروژهای سازمان می توانند با پردازش داده های پروژه ای در هر مرحله و ایجاد ارزش افزوده اطلاعاتی، بهره وری قابل توجهی در جریان اطلاعاتی سیستم اجرایی پروژه های سازمان بوجود آورند.

آنچه مهم است، ارتباط متقابل حوزه های عمده درگیر در پروژه های یک سازمان پروژه محور می باشد . اما جهت درک بهتر آنچه که می توان از تحلیل ارزش حاصله در پروژه ها بدست آورد، چند پروژه در حال اجرا به عنوان نمونه بررسی و برخی از خروجی های این قبیل گزارشات مورد تحلیل قرار می گیرد. (۲)

مفاهیم اولیه روش ارزش بدست‌آمده با ترسیم نمودار S بخوبی روشن می‌شوند. با مقایسه پارامترهای فوق در نمودار  S به نحو موثری می‌توان روند پیشرفت پروژه را بررسی کرد.

در این روش یک بودجه برای پروژه در نظر گرفته می شود، سپس هزینه های آن کنترل می شود. یا این که بودجه به هفته، ماه و یا سال شکسته می شود و هربار مقدار واقعی هزینه با بودجه ی در نظر گرفته شده مقایسه شود.

حتما بخوانید: انواع مدل های تجارت الکترونیک

بدین ترتیب یک منحنی بودجه بدست می آید. اگر پروژه مطابق با زمانبندی جلو رفته باشد، منحنی هزینه ها، اطلاعات لازم در مورد وضعیت بودجه را نشان می دهد. اما اگر پروژه از زمانبندی عقبتر باشد, مدیر پروژه نمی‏تواند وضعیت پروژه را از نمودار درک کند و بیان وضعیت واقعی با اعداد غیر ممکن خواهد بود.

وقتی پروژه ای بسیار بزرگ یا پیچیده باشد، نمی‏ توان فهمید که کدام یک از اجزای پروژه در انحراف منحنی سهم داشته اند. EVPM  یکی از راه هایی است که زمانبندی و هزینه را به هم ربط می دهد وآنها را به صورتی ارائه می کند که تحلیل مدیریت روی آن آسان باشد. در واقع EVPM  یک تصویر یکپارچه از عملکرد و کارایی هزینه و زمان بندی را می‏دهد.

 

سئو پارسیان

سئو پارسیان با بیش از 10 سال سابقه فعالیت در زمینه طراحی و بهینه سازی سایت برای موتورهای جستجو یا سئو در مشهد , با شماره عضویت ۵۱۰۳۰۴۷۲ سازمان نظام مهندسی رایانه ای خراسان رضوی ، آماده همکاری در قالب مشاور و مجری پروژه های IT شما می باشد.

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *