طوفان فکری آنلاین و ویژگی‌های آن

مدیران بسیاری وجود دارند که همه یا حداقل بخشی از تیم‌شان را باید به طور مجازی و از راه دور مدیریت کنند. طوفان فکری آنلاین به آها در این مبحث کمک بسیاری می نماید.

اعضای این تیم‌ها ممکن است فقط دو سه روز در هفته حضور فیزیکی در شرکت داشته باشند و یا اینکه کاملا از راه دور کار کنند. ممکن است ساکن شهرهای دوردست باشند، در کشوری دیگر زندگی کنند یا حتی منطقه زمانی‌شان کاملا با محل قرارگرفتن شرکت متفاوت باشد.

چطور می‌شود با چنین تیمی جلسات طوفان فکری مفید و پربازده برگزار کرد؟ این سوالی است که مدیران تیم‌های مجازی به پاسخش نیاز مبرمی دارند. همین موضوع است که باعث شده مفهوم طوفان فکری آنلاین، توجه بسیاری را به خود جذب کند.

طوفان فکری آنلاین چیست ؟

طوفان فکری آنلاین که به آن « طوفان فکری الکترونیکی » و « طوفان فکری تحت وب » نیز می گویند ، اصطلاحی است که به تشریح تکنیک هایی می پردازد که از اینترنت برای به اشتراک گذاری و توسعه ی ایده ها استفاده می کنند .
شما می توانید از ابزارها و خدمات مختلفی برای طوفان فکری آنلاین استفاده کنید .

حتما بخوانید: استراتژی کالباسی در مذاکره

آنها تفاوت هایی با هم دارند ولی همگی در یک چیز مشتری هستند : آن ها این امکان را به همکاران می دهند تا ایده هایشان را به صورت آنلاین به اشتراک بگذارند. این اتفاق می تواند به صورت دوره ای یا به صورت همزمان صورت گیرد و نحوه ی انجام آن به موقعیت و سلیقه ی شرکت کنندگان بستگی دارد .

مزایا و معایب ابزارهای آنلاین

طوفان فکری آنلاین می‌تواند از طوفان فکری رودررو هم بهتر جواب بدهد.

نتایج یک پژوهش علمی که در این مورد انجام شده بود نشان داد که تیم‌هایی که از روش‌های آنلاین برای طوفان فکری استفاده می‌کردند، ایده‌های خاص‌تر، قوی‌تر و با کیفیت‌تری داشتند تا آنهایی که متد مرسوم طوفان فکری را به کار می‌بستند.

یک تحقیق دیگر هم به این نتیجه رسید که طوفان فکری آنلاین باعث می‌شود اعضای گروه احساس برابری بیشتری کنند و رضایت بیشتری داشته باشند.

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های طوفان فکری آنلاین، کمکی است که به افراد خجالتی تیم می‌کند. این دسته از اعضای تیم که اعتمادبه‌نفس‌شان چندان بالا نیست، می‌توانند در طوفان فکری آنلاین راحت‌تر مشارکت داشته باشند و بدون اینکه از طرف همکاران لجوج و یک‌دنده احساس فشار کنند، ایده بزنند و پیشنهاد بدهند.

حتما بخوانید: چهار راهبرد اساسی مدیران امروز؛ نتیجه نظرسنجی از ۱۲۰۰ مدیرعامل موفق

بعضی ابزارهای طوفان فکری آنلاین هم باعث می‌شوند ایده‌ها ناشناس باقی بمانند و همین درمیان گذاشتن، ارائه ایده‌های عجیب و دور از ذهن را برای افراد راحت‌ می‌کند.

همچنین به کمک برخی از ابزارها، دیگر لازم نیست کسی جلسه را رهبری کند یا از ایده‌ها یادداشت بردارد.

اگر درست و حسابی از طوفان فکری آنلاین استفاده شود، این روش می‌تواند منجر به جمع آوری ایده‌های خلاق و دور از ذهن شود، افراد خجالتی را در بحث دخیل کند و به طور خودکار تمامی ایده‌ها را در یک جا ثبت نماید.

اما همچون تمام روش‌های اینترنتی، ابزارهای طوفان فکری آنلاین هم نیازمند اینترنت نسبتا خوب هستند. قطع شدن مداوم اینترنت و سرعت کم ممکن است مانع شرکت افراد در جلسه شود.

همچنین ممکن است افراد تیم برای استفاده از این ابزارها نیاز به آموزش و نظارت داشته باشند؛ بخصوص اگر برنامه‌ی مورد استفاده برای‌شان جدید باشد.

برای حل مسائل این چنینی، قبل از شروع جلسه، زمانی را به توضیح دادن نحوه‌ی استفاده از ابزارها اختصاص بدهید. همچنین می‌توانید از یکی از همکاران وارد به علوم کامپیوتر بخواهید تا برای حل مشکلات احتمالی آنجا حضور داشته باشد.

ابزارهای طوفان فکری آنلاین

ابزارهای فراوانی برای طوفان فکری وجود دارند که هم ساده باشند و هم مفید. پیشنهادهایی که در زیر آورده‌ایم را تست کنید تا بتوانید برنامه‌‌ای بیابید که برای تیم خودتان مفید باشد.

گوگل درایو (Google Drive)

یکی از ساده ترین ابزارهای طوفان فکری آنلاین Google drive است . برای برگزاری طوفان فکری با این روش می توانید سند یا صفحه ی جدیدی را باز کنید یا اینکه فایل هایی که قبلا روی آن کار شده است را بارگذاری کنید . شما برای این کار باید حساب کاربری داشته باشید ولی همکاران شما نیازی به داشتن حساب کاربری ندارند .

یک فایل وُرد یا اکسل در گوگل درایو بسازید و یا یک فایل آماده را آپلود کنید. به تمام اعضای تیم دسترسی ویرایش این فایل را بدهید و از همه بخواهید ایده‌هایشان را در آن وارد کنند.

اطمینان پیدا کنید که فایل را با تمام کسانی که قرار است دسترسی داشته باشند اشتراک گذاری کرده سپس با Google drive هر کسی که می خواهید به فایل ها دسترسی داشته باشند را دعوت نمایید .
آنها می توانند به صورت همزمان یا هر وقت که لازم بود به فایل ها دسترسی پیدا کنند و نظرات آنها به محض اینکه بنویسند ، ظاهر خواهد شد .

اعضای تیم می توانند روی سند نظر بدهند ( برای این کار روی آیکون comment کلیک می کنند ) یا اینکه می توانند مستقیما متن مورد نظرشان را به سند اضافه کنند . هر تغییری که انجام شود با نام نویسنده اش خواهد بود و Google drive به صورت خودکار تمامی تغییرات را ذخیره خواهد کرد .

یکی از مزایای ابزار Google drive این است که لازم نیست همه ی اعضا به صورت همزمان حاضر باشند . جلسه ی طوفان فکری ممکن است چندین روز طول بکشد و افراد در زمان های مختلف در نقاط جغرافیایی متفاوت در جلسه طوفان فکری شرکت کنند .

حتما بخوانید: طرح کسب و کار یا business plan

 

مسنجرها و نرم‌افزارهای چت

اگر تمام اعضای تیم‌تان بتوانند همزمان آنلاین شوند، از مسنجرهایی مثل واتس‌آپ یا اسکایپ هم می‌شود برای طوفان فکری استفاده کرد. یک چت گروهی بسازید و در ساعت شروع جلسه، همه‌ی اعضای تیم را به ان اضافه کنید. به همین سادگی!

پایگاه‌های ذخیره‌ی ابری (Cloud-Based)

پایگاه‌های ذخیره ابری، وبسایت‌ها و برنامه‌هایی هستند که اطلاعات مورد نظر شما را روی سرور خود ذخیره می‌کنند و شما می‌توانید به‌صورت آنلاین به آنها دسترسی داشته باشید و به هرکس که خواستید هم اجازه دسترسی به فایل‌هایتان را بدهید.

شرکت‌هایی که کارمندان از راه دور دارند، معمولا از این پایگاه‌ها برای مدیریت تیم استفاده می‌کنند. وجه مثبت این روش این است که بسیاری از این پایگاه‌ها خودشان قالب‌ها و ابزارهای آماده درون خود دارند که برای ایده‌یابی و خلاصه کردن بحث‌ها به شما کمک می‌کند.

از پایگاه‌های ذخیره‌ی ابری خوب می‌شود به استورم‌بورد(Stormboard)، اسلک (Slack)، دراپ‌باکس (Dropbox) یا Mind 42 اشاره کرد.

Stormbord این امکان را به شما می دهد تا ویدئوها را به اشتراک بگذارید ، ایده ها را اولویت بند ی کنید ، در سیستم نظر دهی شرکت کنید و برای فعالیت های گروه گزارش تهیه کنید . دسترسی به این ابزار رایگان است و نسخه ی موبایل آن نیز فراهم است .
Mind 42 ، سیستم عامل ابری دیگری است که ضمن رایگان بودن ، به شما در خلق نقشه های ذهنی گروهی کمک می کند .

حتما بخوانید: انواع مدل های تجارت الکترونیک

ابزارهای آنلاین دیگری وجود دارند که شما می توانید برای به اشتراک گذاری ایده ها با سایر همکاران از آن ها استفاده کنید . ویدئو کنفرانس آنلاین ، بهترین ابزار ضبط یک جلسه است . اما وقتی که اعضای تیم در زمان های متفاوتی آنلاین هستند به ابزارهای دیگری نیاز است . Skype نیز ابزاری مناسب برای تیمی است که اعضای آن دور از هم هستند و از این طریق به سادگی می توانید گروههای ۱۰ نفره یا بیشتر درست کنید و به بحث بپردازید .

اگر موضوع جلسات طوفان فکری آنلاین محرمانه است ، قبل از شروع جلسه از امن بودن بستری که از آن استفاده می کنید اطمینان حاصل کنید .

غلبه بر معضل فوران اطلاعات

در مفید بودن طوفان فکری آنلاین شکی نیست، اما پژوهشی نشان داده که استفاده از این روش می‌تواند به فوران اطلاعات هم بیانجامد.

اعضای تیم ممکن است از سیل انبوه اطلاعاتی که به اشتراک گذاشته می‌شود کلافه شوند، نتوانند از ایده‌های بقیه‌ به خوبی برای پیدا کردن راه حل‌های جدید استفاده کنند، از روند سریع بحث گیج شوند و خلاصه نتوانند کارشان را درست انجام دهند؛ مشکل فوران اطلاعات بخصوص زمانی اتفاق می‌افتد که تیم بزرگ باشد و یا اعضای یک‌دنده و خودرای در آن زیاد باشند.

یک راه برای حل این مسئله این است که کاری کنیم سرعت رسیدن اطلاعات به اعضا کمی پایین بیاید.

این کار باعث می‌شود هرکس برای هضم اطلاعات دریافت شده وقت بیش‌تری در اختیار داشته باشد و در عین حال بتواند برای ایده زدن به کمک این اطلاعات جدید، وقت کافی بگذارد.

ابزارهایی مثل گوگل درایو اینجا مفید واقع می‌شوند؛ چرا که کاربران می‌توانند هر کدام هرقدر وقت لازم دارند بگذارند و بعد اطلاعات جدیدتر را مشاهده کنند.

یک راه دیگر هم این است که یک نفر نقش تسهیل‌کننده را ایفا کرده و سرعت بحث‌ها را کنترل کند.

منبع: bfast.ir – chetor.com

سئو پارسیان

سئو پارسیان با بیش از 10 سال سابقه فعالیت در زمینه طراحی و بهینه سازی سایت برای موتورهای جستجو یا سئو در مشهد , با شماره عضویت ۵۱۰۳۰۴۷۲ سازمان نظام مهندسی رایانه ای خراسان رضوی ، آماده همکاری در قالب مشاور و مجری پروژه های IT شما می باشد.

شما ممکن است این را هم بپسندید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *